Om berichten en gegevens te delen binnen uw organisatie kennen we veel toepassingen. Het gaat hierbij om meestal gratis software voor het online opslaan of versturen van informatie. Degelijke voorbeelden zijn WhatsApp, Dropbox en Skype. Het is belangrijk om na te gaan waar deze informatie eigenlijk allemaal heengaat omwille van de AVG. Als u namelijk gegevens aan deze instanties verstrekt door middel van verzending of opslag, moet u met deze bedrijven een verwerkersovereenkomst sluiten. Ook is het belangrijk om te kijken waar de gegevens worden opgeslagen. Namelijk of die nog in de EER blijven of misschien naar de United States gaan. Als ze naar de States gaan moet u dan nagaan of het bedrijf onderdeel is van het zogenoemde Privacy Shield programma, dit is een soort EU-VS samenwerkingsprogramma waarin aangetoont wordt dat er op een veilige manier gegevens kunnen worden uitgewisseld waarbij aan de EU privacywetgeving voldaan kan worden.

Het is ook handig om nog even de gebruikersovereenkomsten en privacyvoorwaarden van die partijen door te lezen wat hun beleid is voor bijvoorbeeld data recovery. In het geval dat er data verloren gaat bent u verantwoordelijk omdat u geen goede technische maatregelen heeft genomen om de data veilig te stellen. Dropbox bijvoorbeeld heeft instellingen waarmee het synchroniseren van gegevens tussen apparaten wel erg handig is ingesteld, maar tegerlijkertijd kan een verkeerd vinkje ergens plaatsen/weghalen alle data wissen van alle locaties. Let dus heel goed op wanneer u dit soort oplossingen gebruikt.